Бейдж работника: надо ли его согласие?

Вопрос: Организация планирует сделать для работников бейджи с фотографией, указанием Ф.И.О. и должности. 1. Надо ли брать у работников согласие на обработку персональных данных? 2. Если нет, то что служит правовым основанием для такой их обработки? 3. Что еще необходимо учесть при изготовлении бейджей для соблюдения требований законодательства о персональных данных?

Ответ: Согласие работников на обработку персональных данных при указании информации о них на бейдже получать, как правило, не требуется.

Обоснование: 1. Указание информации о персональных данных работника на бейдже (нагрудном знаке) осуществляется без согласия работника в рамках осуществления трудовой деятельности (абз. 8 ст. 6 Закона о персональных данных). В ряде случаев ношение работником бейджа является обязательным в силу требований НПА, как правило, в сфере торговли, оказания услуг, выполнения работ. Пример - Работник продавца должен иметь нагрудный знак с указанием собственного имени и должности служащего (профессии рабочего). По усмотрению продавца на нагрудном знаке также указываются фамилия и (или) отчество (если таковое имеется) работника продавца (п. 8 Правил продажи отдельных видов товаров и осуществления общественного питания /утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.07.2014 № 703/). - Информация с указанием фамилии, собственного имени, наименования исполнителя должна размещаться на бейдже и (или) одежде работника исполнителя, непосредственно обслуживающего потребителей, или на информационной табличке на рабочем месте (п. 8 Правил бытового обслуживания потребителей /утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.12.2004 № 1590/). Если же обязательное ношение работником бейджа прямо в нормативных правовых актах не предусмотрено, такая обязанность работников может быть установлена нанимателем для реализации положений пунктов 1, 2 ч. 1 ст. 55 ТК (при организации труда работников наниматель обязан рационально использовать труд работников; обеспечивать производственно-технологическую, исполнительскую и трудовую дисциплину) в локальных правовых актах организации (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, Правилах корпоративной этики организации, должностной инструкции).

2. При определении объема информации о работнике, которая может быть размещена на бейдже, необходимо руководствоваться общими требованиями к обработке персональных данных, предусмотренными ст. 4 Закона о персональных данных, в том числе: – обработка персональных данных должна быть соразмерна заявленным целям их обработки и обеспечивать на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц (п. 2); – обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее заявленных законных целей (п. 4); – содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (п. 5). С учетом этих положений указание на бейдже фамилии, имени, отчества работника и наименования его должности будет соразмерным указанной цели обработки, чего, по нашему мнению, нельзя сказать о размещении на бейдже фотоизображения лица работника. Это допустимо только при наличии конкретной и законной цели такой обработки фотоизображения лица.

3. В любом случае для обеспечения прозрачного характера обработки персональных данных (п. 6 ст. 4 Закона о персональных данных) и систематизации обработки эту цель – изготовление бейджа и его ношение работником необходимо отразить в Политике обработки персональных данных работников (Политике обработки в процессе трудовой деятельности) и Реестре обработки персональных данных. Для этой конкретной и законной цели определить: – в каком объеме будет размещаться информация о работнике на бейдже; – на каких правовых основаниях; – сроки хранения бейджей (на период трудовых отношений). При определении правовых оснований обработки персональных данных без согласия работника необходимо указать абз. 8 ст. 6 Закона о персональных данных, а также нормативный правовой акт (его структурный элемент), который обязывает работников носить бейджи либо предоставляет организации полномочие установить такую обязанность для работников.

4. При отсутствии правовых оснований для обработки персональных данных работников без их согласия таким основанием для изготовления бейджей может быть согласие работника. При получении согласия на обработку персональных данных обязательно соблюсти требования к согласию (это свободное, однозначное, информированное выражение воли – п. 1 ст. 5 Закона о персональных данных) и процедуре получения согласия. Необходимо предоставить работнику информацию и разъяснения, предусмотренные п. 5 ст. 5 Закона о персональных данных. Размещение на бейдже информации о работнике в большем объеме, чем это предусмотрено нормативно (в том числе фотоизображения лица работника), допустимо только на основании согласия работника при соблюдении всех требований ст. 5 Закона о персональных данных. В противном случае, если работник не дал на то свое согласие, его фотоизображение размещать на бейдже недопустимо. Тогда на бейдже без согласия работника может быть размещена информация в объеме: Ф.И.О., наименование должности.

5. Изготовление бейджей осуществляется, как правило, не своими силами в организации, а юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, оказывающими полиграфические услуги. В таком случае организация, заказывающая изготовление бейджей для своих работников, выступает в качестве оператора, а субъект хозяйствования (юрлицо, ИП) при их изготовлении признается уполномоченным лицом, обрабатывающим персональные данные по поручению оператора в соответствии с договором. При этом необходимо соблюсти требования ст. 7 Закона о персональных данных и руководствоваться такими разъяснениями Национального центра защиты персональных данных, как: – Постатейный комментарий к Закону «О защите персональных данных» от 22.02.2023; – Рекомендации о взаимоотношениях операторов и уполномоченных лиц при обработке персональных данных от 28.11.2022 (в редакции 2025 г.; учесть «Стандартные положения для включения в договор между оператором и уполномоченным лицом о поручении обработки персональных данных» – приложение к этим Рекомендациям); – Разъяснения по составлению документов, определяющих политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки персональных данных, от 03.12.2021 (в редакции 2025 г.). Прежде чем заключать договор оказания услуг по изготовлению бейджей, организация как оператор должна убедиться, что субъект хозяйствования при изготовлении полиграфической продукции выполняет все требования Закона о персональных данных, в том числе принимает правовые, организационные и технические меры по защите персональных данных и обеспечивает их конфиденциальность. Только тогда может быть заключен договор оказания услуг по изготовлению бейджей. В самом договоре либо дополнительном Соглашении между оператором и уполномоченным лицом о поручении обработки персональных данных необходимо определить: – цели обработки персональных данных; – перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом; – обязанность уполномоченного лица по соблюдению конфиденциальности персональных данных; – меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со ст. 17 Закона о персональных данных; – механизм участия уполномоченного лица в выполнении оператором обязанностей перед субъектами персональных данных; – обязанность уполномоченного лица по окончании договора прекратить обработку персональных данных; – иные обязанности сторон (Рекомендации о взаимоотношениях операторов и уполномоченных лиц). Кроме того, поручение обработки персональных данных уполномоченному лицу при изготовлении бейджей необходимо отразить в Политике обработки персональных данных работников (Политике обработки в процессе трудовой деятельности) и Реестре обработки персональных данных.